通常,采购询价文件应由技术文件和()组成。

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“询价”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。询价的时候有必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。 一、询价项目的货品名称与具体要求 首先，询价项目的货品名称以及基本要求是在询价单上所应具备的最基本资料。所需货品由采购人员先期统计整理后交付供应商。由于一次餐饮采购的货品未必全部由一个供应商提供，所以货品名称与供应商的对应切记不要弄混。 二、询价项目的“数量” 通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”，“日需求量”。这要视餐饮单位对采购材料的需求及与该供应商合作密切程度决定。 在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以“膨胀”。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。 三、询价项目的“报价基础”要求 “报价基础”通常包括报价的“币值”与“贸易条件”，国内买卖比较单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价（运费是否内含则另议）”来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。考虑到普通餐饮业中，涉及到国际贸易的部分并不是很多，所以在这里只做简略的介绍。 国际贸易通常的贸易条件有工厂交货、船上交货、船边交货或运保费在内交货等，在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险是不同的。工厂交货条件下，卖方的责任是直到货物装上船为止。因此，卖方必须负担装船的风险，但买方则需负责船运、海险等费用。在船上交货条件下，卖方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，在相同货物的交易下，以船上交货条件的报价自然要较以工厂交货条件的报价高，买方在询价时必须祥加注明。 四、买方的“付款条件” 有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其内部的标准付款条件，卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。 五、询价项目的“交期”要求 交期的要求包括买方对采购产品需要的时间等，供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求。在餐饮业中，对于一些不急需的物品，考虑到成本变化因素，并不一定一味的追求及时供货。 六、“运送地点”与“交货方式” 运送地点城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。如果要求卖方来以船上交货等方式报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。 七、“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话 将“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话告诉供应商，以随时澄清货品具体要求上的问题。 联络电话号码以公司的电话为宜，尽量避免给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码，以防止供应商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。

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